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Praxisgerechte Lösungsentwicklung
und -umsetzung in der Industrie.

Lean Administration Skalenabfrage

ein Werkzeug zur strukturierten Ideengenerierung


Die Lean Administration Skalenabfrage hat sich für mich als sehr gutes Werkzeug zur Generierung von Ideen herauskristallisiert. Ich nutze sie regelmäßig, um in Verwaltungen und administrativen Geschäftsbereichen an die neuralgischen Punkte zu gelangen und die Kollegen, in deren Abteilung ich mich umsehe, zur freiwilligen Mit- und Zusammenarbeit zu motivieren.
Hierzu nutze ich die Lean Administration Skalenabfrage als systematisches Werkzeug zur Ideengenerierung. Dabei dient das Feedback, dass mir die Mitarbeiter geben, als Impulsgeber für Veränderungen. Die Nutzer der Skalenabfrage sind sehr dankbar, dass sie mit Hilfe des Werkzeuges anstehende Veränderungen selber herbeiführen können. Es handelt sich meist um Themen, die seit längerer Zeit unerkannt in der Abteilung schlummern und mittels des Werkzeuges sichtbar werden.
Wie das funktioniert und wie Sie die Lean Administration Skalenabfrage selber herstellen, erfahren Sie im weiteren Verlauf.

Inhaltsverzeichnis: das lesen Sie weiter

  1. Vor- und Nachteile
  2. Herstellung der Skalenabfrage
  3. Verwendung
  4. Wie geht es weiter?
Lesedauer: ca. 10 Minuten

1. Vor- und Nachteile

Lassen Sie uns als erstes die Vorteile der Lean Skalenabfrage betrachten.
Wie schon oben kurz erwähnt, bezieht die Skalenabfrage die Mitarbeiter der Abteilung, in der wir uns umsehen, in unsere Betrachtungen mit ein. Sie gibt den Kollegen das Gefühl, abgeholt zu werden und ihre Anliegen und Schmerzpunkte frei zum Thema äußern zu können ohne dies unter dem Druck eines direkten Gesprächs machen zu müssen. Sie werden in die Lage versetzt, die vielleicht auch regelmäßig wiederkehrenden Themen auf eine einfache Art und Weise aufzeigen zu können und diese somit loszulassen und sich zu befreien. Und natürlich zeigen Sie damit auch ganz genau auf, mit welchen Themen Sie sich umgehend befassen sollten, oder wo gar die Problemzonen der Abteilung zu sein scheinen. Die Lean Skalenabfrage gibt auch dem Abteilungsleiter einen guten Überblick, mit welchen Problemstellungen sich die Kollegen regelmäßig wiederkehrend auseinandersetzen müssen.
Ein weiterer großer Vorteil der Skalenabfrage ist ihre Einfachheit. Sie besteht aus etwas Flipchartpapier, gelben Klebezetteln und einer aussagekräftigen Überschrift. Jeder Kollege kann und soll sie im Vorbeigehen ausfüllen und mit zwei Worten (es passen aber auch mehr auf die Klebezettel) ein Statement abgeben. Es braucht also weder viel Zeit zum Ausfüllen eines Formblattes noch eine große Einarbeitungszeit. Es genügt, die zwei Worte aufzuschreiben und den Klebezettel in eine der vier Spalten zu kleben. Das lässt sich ganz schnell am Ende eines Arbeitstages, vor dem Verlassen des Büros, erledigen.
Ich persönlich sehe die Lean Skalenabfrage als Super Werkzeug, um eine Fülle an Themen aus einer Abteilung einzusammeln und mir einen Überblick über den Zustand innerhalb einer Abteilung verschaffen zu können.

Nach den Vorteilen zur Skalenabfrage sollte ich Ihnen auch die Nachteile aufzeigen.
Der erste Nachteil ist natürlich ganz klar die Freiwilligkeit. Sie können Ihre Kollegen nicht dazu verpflichten, an der Skalenabfrage teilzunehmen. Falls jemand partout nicht will, oder denkt, dass er womöglich negative Konsequenzen zu befürchten hat und somit aus Eigenschutz nicht an der Befragung teilnimmt, so wird er es einfach nicht tun. Aber dafür haben Sie vielleicht andere Kollegen, die umso bereitwilliger sind und etwas mehr Mitteilungsbedürfnis haben. Diese dürfen selbstverständlich auch mehr als einen Klebezettel am Tag ausfüllen und auf der Abfrage anbringen.
Ein weiterer Nachteil ist, dass Sie jede Menge an Themen, die nicht unbedingt mit der Überschrift der Skalenabfrage zusammenhängen, erhalten werden. Es gibt also keinen Filter, außer den kritischen Sachverstand des Teilnehmers, der darüber entscheidet, ob der Klebezettel auf der Flipchart angebracht werden soll, oder nicht. Es ist im Nachgang an Ihnen gelegen, Themen die in die Kategorie “persönliche Bedürfnisse” gehören, zu selektieren und eventuell mit dem Abteilungsleiter das weitere Vorgehen dazu zu besprechen. Und da Sie gerade die Themen sortieren, können Sie diese auch gleich clustern und priorisieren. Wie das geht, zeige ich Ihnen in einem späteren Beitrag.

2. Herstellung der Skalenabfrage

Zur Herstellung der Skalenabfrage benötigen Sie folgendes Material:

  • Flipchartpapier
  • bunte Flipchartstifte
  • viele gelbe Klebezettel (Ideal: 100x75mm)
  • mehrere Permanentmarker zum Beschreiben der Klebezettel

Als erstes versehen Sie die Skalenabfrage mit einer prägnanten Überschrift, je nachdem, zu welchem Thema Sie Feedback aus der Abteilung erhalten wollen. Für mich hat sich die Überschrift “Mein letzter Arbeitstag verlief...” als sehr ergebnisreich herausgestellt.
Nun unterteilen Sie das Papier in vier gleich große Spalten, die Sie in der Überschrift mit einer Skala versehen. Hier bieten sich der Einfachheit Smileys an, die von links – ganz grimmig und Rot – bis ganz nach rechts – super lachend und Grün - abgestuft werden. Gern können Sie hier auch das Corporate Design Ihres Unternehmens verwenden. Ihrer Kreativität sind dabei keine Grenzen gesetzt. Beachten Sie lediglich, dass es einfach verständlich und für jeden Nutzer zugänglich sein soll.
Wenn Sie möchten, können Sie natürlich die Smileys noch beschriften. Für den ganz linken roten Smiley verwende ich gern “mit vielen Störungen” und für den grünen rechten verwende ich "störungsfrei".
Und das war es auch schon.
Vielleicht fragen Sie sich, wieso es nur vier Spalten und nicht fünf sind. Auch das hat einen Grund. Ihre Feedbackgeber sollen sich bewusst positionieren. Es gibt keinen "goldenen Mittelweg" ohne Aussagekraft. Es geht mit der Abfrage darum bewusst zu bewerten, ob das Statement einen positiven oder negativen Einfluss auf den Arbeitstag hatte.
Noch ein abschließender Hinweis: fertigen Sie gleich mehrere Blätter an, die Sie im Nachgang an verschiedenen Stellen des Büros, oder der Abteilung aufhängen können. Ideal bietet es sich auch an, die Abfrage in mehreren Abteilungen parallel durchzuführen. Aufgrund der Verwendung der Klebezettel können Sie Flipchart-Recycling durchführen und die angefertigten Flipcharts jederzeit wiederverwenden.
Ich habe hier noch eine Vorlage zum direkten Downloaden und Ausdrucken der Lean Administration Skalenabfrage für Sie angefertigt.

3. Verwendung

Die vorbereiteten Lean Administration Skalenabfragen hängen Sie am besten direkt neben die Eingangstür der Abteilung und bitten Ihre Kollegen, für die nächsten 10 bis 15 Werktage an Ihrer kleinen Umfrage teilzunehmen. Im direkten Zugriff befinden sich dort gleich die gelben Klebezettel und Permanentmarker.
Das einzige was sie dabei machen müssen ist, jeden Tag einen Klebezettel mit einem Statement passend zur Überschrift zu versehen und ihn in die entsprechende Spalte zu kleben. Mehr möchten Sie nicht. Natürlich bietet es sich an, diese Rückmeldung beim Verlassen des Büros am Ende des Arbeitstages durchzuführen.
Und auch die Größe der Klebezettel ist bewusst gewählt, denn Ihre Kollegen sollen möglichst nur zwei Worte für ihr Feedback verwenden. Das ist vollkommen ausreichend, Romane sind hier nicht notwendig. Denn bei Rückfragen wenden Sie sich selbstverstädnlich gern an die Kollegen und besprechen das Thema mit ihnen.

4. Wie geht es weiter?

Nach Ablauf Ihrer Zeitvorgabe werden Sie die Lean Administration Skalenabfrage einsammeln und sollten sie auch gleich digitalisieren. Sie können so den Originalzustand jederzeit wiederherstellen und die Dokumente für Präsentationen nutzen. Im nächsten Schritt werden die Themen aussortiert, die in die Kategorie “persönliche Bedürfnisse” fallen. Solche Themen sind z.B. “zu dunkel”, oder “zu stressig”. Ja, auch dieses Feedback werden Sie erhalten. Nutzen Sie es und führen ein kreatives Gespräch mit dem Leiter der Abteilung und erarbeiten gemeinsam Möglichkeiten zur Klärung dieser Punkte.
Der abschließende Schritt besteht darin, die Themen zu priorisieren und zu clustern. Werfen Sie einen Blick in den bald folgenden Beitrag. Dort zeige ich Ihnen gern, wie Sie das ganz einfach mit Ihrem Lean Administration Team machen können.

Abschließend möchte ich Ihnen noch den Hinweis geben, die Statements Ihrer Kollegen ernst zu nehmen und Sie über entsprechende Feedbacks in den Lösungsprozess mit einzubinden. Schließlich haben Ihre Kollegen sich die Mühe gemacht und Ihnen wertvolle Rückmeldungen gegeben, dann sollte es auch umgekehrt geschehen. Hier noch ein kurzes Statement, dass Sie unbedingt vermeiden sollten: “... das habe ich schon so oft aufgeschrieben und nie hat sich etwas geändert...”. Nehmen Sie diese Aussage als Anlass und unterstützen Sie Ihre Kollegen bei Veränderungen, beziehen Sie sie in Ihre Überlegungen und Ihren Lösungsweg aktiv mit ein und Sie werden dabei überaus gute Ergebnisse erzielen, die auch von Ihren Feedbackgebern mitgetragen werden.

Lassen Sie uns gemeinsam eine Bedarfsanalyse durchführen und feststellen, an welchen Punkten der Fluss in Ihrer Organisation gestört ist. Gern unterstütze ich Sie bei der Lösung Ihrer Aufgabenstellungen, führe Lean Administration Projekte in Ihrer Verwaltung durch und helfe Ihnen mit Workshops und Schulungen beim Aufbau Ihrer eigenen Lean Administration Organisation. Rufen Sie mich einfach unter an, oder schreiben mir eine zu Ihrem Lean Administration Projekt. Ich freue mich auf Ihr Feedback, Ihre Fragen und Ihre Anregungen.
Ihr

Tobias Grützner

Kontakt


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