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Lean Administration Skalenabfrage
- ein Werkzeug zur strukturierten Ideengenerierung

Die Lean Administration Skalenabfrage hat sich für uns als sehr gutes Werkzeug zur Generierung von Ideen herauskristallisiert. Wir nutzen sie regelmäßig, um in Verwaltungen und administrativen Geschäftsbereichen an die neuralgischen Punkte zu gelangen und die Kollegen zur freiwilligen Mit- und Zusammenarbeit zu motivieren.

Was ist eine Lean Administration Skalenabfrage?

Hierzu nutzen wir die Lean Administration Skalenabfrage als systematisches Werkzeug zur Ideengenerierung. Dabei dient das Feedback der Mitarbeitenden als Impulsgeber für Veränderungen. Gleichzeitig sind die Nutzer der Skalenabfrage sehr dankbar, dass sie mithilfe des Werkzeuges anstehende Optimierungen selber herbeiführen können. Denn meist handelt es sich um Themen, die seit längerer Zeit unerkannt in der Abteilung schlummern und mittels der Lean Administration Skalenabfrage sichtbar werden.

Wie das funktioniert und wie Sie die Lean Administration Skalenabfrage selber herstellen, erfahren Sie im weiteren Verlauf.

Inhaltsverzeichnis: das lesen Sie weiter

  1. Durchführung der Lean Administration Skalenabfrage
  2. Vorteile der LEAN Administration Skalenabfrage
  3. Nachteile der LEAN Administration Skalenabfrage
  4. Umsetzung der Lean Administration Skalenabfrage
  5. Auswertung der Lean Administration Skalenabfrage
  6. Ergebnisse der Lean Administration Skalenabfrage ernst nehmen
  7. Einführung von Lean Administration
Lesedauer: ca. 10 Minuten

Durchführung der Lean Administration Skalenabfrage


Für die Herstellung der Skalenabfrage benötigen Sie nur zwei Schritte und folgendes Material:

  • Flipchartpapier
  • bunte Flipchartstifte
  • viele gelbe Klebezettel (Ideal: 100x75mm)
  • mehrere Permanentmarker zum Beschreiben der Klebezettel


Schritt 1 – Thema der Skalenabfrage benennen

Als erstes versehen Sie die Skalenabfrage mit einer prägnanten Überschrift, je nachdem, zu welchem Thema Sie Feedback aus der Abteilung erhalten wollen. Für uns hat sich die Überschrift “Mein letzter Arbeitstag verlief...” als sehr ergebnisreich herausgestellt.

Schritt 2 – Skala mit Smileys hinzufügen

Nun unterteilen Sie das Papier in vier gleich große Spalten, die Sie in der Überschrift mit einer Skala versehen. Hier bieten sich der Einfachheit Smileys an, die von links – ganz grimmig und Rot – bis ganz nach rechts – super lachend und Grün - abgestuft werden. Gern können Sie hier auch das Corporate Design Ihres Unternehmens mit einbinden. Ihrer Kreativität sind dabei keine Grenzen gesetzt. Beachten Sie lediglich, dass es einfach verständlich und für jeden Nutzer zugänglich sein soll.
Wenn Sie möchten, können Sie natürlich die Smileys noch beschriften. Für den ganz linken roten Smiley verwende Sie “mit vielen Störungen” und für den grünen rechten verwende Sie "störungsfrei".
Und das war es auch schon.

Wichtig ist eine gerade Zahl der Bewertungsskala

Vielleicht fragen Sie sich, wieso die Skalenabfrage nur vier Spalten und nicht fünf hat?
Auch das hat einen Grund. Ihre Feedbackgeber sollen sich bewusst positionieren. Es existiert kein "goldener Mittelweg" ohne Aussagekraft. Es geht mit der Abfrage darum, bewusst zu bewerten, ob das Statement einen positiven oder negativen Einfluss auf den Arbeitstag hatte.

Noch ein abschließender Hinweis zur Lean Administration Skalenabfrage

Fertigen Sie gleich mehrere Blätter an, die Sie im Nachgang an verschiedenen Stellen des Büros oder der Abteilung aufhängen können. Ideal bietet es sich auch an, die Skalenabfrage in mehreren Abteilungen parallel durchzuführen. Aufgrund der Verwendung der Klebezettel können Sie Flipchart-Recycling betreiben und die angefertigten Flipcharts jederzeit wiederverwenden. Wir haben hier noch eine Vorlage zum direkten Downloaden und Ausdrucken der Lean Administration Skalenabfrage für Sie angefertigt.

Vorteile der LEAN Administration Skalenabfrage


Die Skalenabfrage bezieht die Mitarbeitenden der Abteilung in Ihre Betrachtungen mit ein. Dadurch holen Sie ihre Mitarbeitenden ab. Außerdem können die Anliegen und Schmerzpunkte frei zum Thema geäußert werden, ohne dem Druck eines direkten Gesprächs ausgesetzt zu sein.

Ihre Mitarbeitenden können Themen, die vielleicht auch regelmäßig wiederkehrend sind, auf eine einfache Art und Weise aufzeigen und diese gleichzeitig loslassen und sich befreien. Sie erhalten mit der Lean Skalenabfrage im Gegenzug einen guten Überblick, mit welchen Themen Sie sich umgehend befassen sollten, oder wo vielleicht auch die Problemzonen der Abteilung zu sein scheinen. Ein weiterer großer Vorteil der Skalenabfrage ist ihre Einfachheit. Sie besteht aus etwas Flipchartpapier, gelben Klebezetteln und einer aussagekräftigen Überschrift. Jeder Kollege kann und soll sie im Vorbeigehen ausfüllen und mit zwei Worten (es passen aber auch mehr auf die Klebezettel) ein Statement abgeben. Es braucht also weder viel Zeit zum Ausfüllen eines Formblattes noch eine große Einarbeitungszeit. Es genügt, die zwei Worte aufzuschreiben und den Klebezettel in eine der vier Spalten zu kleben. Das lässt sich ganz schnell am Ende eines Arbeitstages, vor dem Verlassen des Büros, erledigen.

Als Berater und Interim Manager sehen wir persönlich die Lean Skalenabfrage als super Werkzeug, um eine Fülle an Themen aus einer Abteilung einzusammeln und uns einen Überblick über den Zustand innerhalb einer Abteilung verschaffen zu können.

Nachteile der LEAN Administration Skalenabfrage


Nach den Vorteilen zur Skalenabfrage sollten wir Ihnen auch die Nachteile aufzeigen.
Der erste Nachteil ist natürlich ganz klar die Freiwilligkeit. Sie können Ihre Kollegen nicht dazu verpflichten, an der Lean Skalenabfrage teilzunehmen. Falls jemand partout nicht will oder denkt, dass er womöglich negative Konsequenzen zu befürchten hat und somit aus Eigenschutz nicht an der Befragung teilnimmt, so wird er es einfach nicht tun. Aber dafür haben Sie vielleicht andere Kollegen, die umso bereitwilliger sind und etwas mehr Mitteilungsbedürfnis haben. Diese dürfen selbstverständlich auch mehr als einen Klebezettel am Tag ausfüllen und auf der Abfrage anbringen.
Ein weiterer Nachteil ist, dass Sie jede Menge an Themen, die nicht unbedingt mit der Überschrift der Lean Administration Skalenabfrage zusammenhängen, erhalten werden. Es gibt also keinen Filter, außer den kritischen Sachverstand des Teilnehmers, der darüber entscheidet, ob der Klebezettel auf der Flipchart angebracht werden soll oder nicht. Es ist im Nachgang an Ihnen gelegen, Themen die in die Kategorie “persönliche Bedürfnisse” gehören, zu selektieren und eventuell mit dem Abteilungsleiter das weitere Vorgehen dazu zu besprechen. Und da Sie gerade die Themen sortieren, können Sie diese auch gleich clustern und priorisieren.

Zusammenfassung der Vor- und Nachteile

Vorteile
  • Mitarbeitermotivation
  • Mitarbeitende können Themen offen, ohne Gespräch, äußern
  • Übersicht an relevanten Themen
  • Schnell und einfach
  • Keine Einarbeitung notwendig
Nachteile
  • Freiwillige Teilnahme
  • Fülle an Themen ohne Bezug zur Frage

Umsetzung der Lean Administration Skalenabfrage


Die vorbereiteten Lean Administration Skalenabfragen hängen Sie am besten direkt neben die Eingangstür der Abteilung und bitten Ihre Kollegen, für die nächsten 10 bis 15 Werktage an Ihrer kleinen Umfrage teilzunehmen. Im direkten Zugriff befinden sich dort gleich die gelben Klebezettel und Permanentmarker. Das einzige, was sie in den nächsten Tagen machen müssen ist, jeden Tag einen Klebezettel mit einem Statement passend zur Überschrift zu versehen und ihn in die entsprechende Spalte zu kleben. Gehen Sie mit bestem Beispiel voran.

Achten Sie auf die Größe der Klebezettel, denn Ihre Kollegen sollen möglichst nur zwei Worte für ihr Feedback verwenden. Das ist vollkommen ausreichend, Romane sind hier nicht notwendig. Denn bei Rückfragen wenden Sie sich selbstverständlich gern an die Kollegen und besprechen das Thema mit ihnen.

Auswertung der Lean Administration Skalenabfrage


Nach Ablauf Ihrer Zeitvorgabe sammeln Sie die Lean Administration Skalenabfrage ein und digitalisieren diese. Sie können so den Originalzustand jederzeit wiederherstellen und die Dokumente für Präsentationen nutzen. Im nächsten Schritt werden die Themen aussortiert, die in die Kategorie “persönliche Bedürfnisse” fallen. Solche Themen sind z. B. “zu dunkel” oder “zu stressig”. Ja, auch dieses Feedback werden Sie erhalten. Nutzen Sie es und führen ein kreatives Gespräch mit dem Leiter der Abteilung und erarbeiten gemeinsam Möglichkeiten zur Klärung der Punkte.

Der abschließende Schritt besteht darin, die Themen zu priorisieren und zu clustern. Werfen Sie einen Blick in den bald folgenden Beitrag. Dort zeigen wir Ihnen gern, wie Sie das ganz einfach mit Ihrem Lean Administration Team machen können.

Ergebnisse der Lean Administration Skalenabfrage ernst nehmen


Abschließend möchte wir Ihnen noch den Hinweis geben, die Statements Ihrer Kollegen ernst zu nehmen und Sie über entsprechende Feedbacks in den Lösungsprozess mit einzubinden. Schließlich haben Ihre Kollegen sich die Mühe gemacht und Ihnen wertvolle Rückmeldungen gegeben, dann sollte es auch umgekehrt geschehen. Hier noch ein kurzes Statement, dass Sie unbedingt ernst nehmen sollten: “... das habe ich schon so oft aufgeschrieben und nie hat sich etwas geändert ...”. Nehmen Sie diese Aussage als Anlass und unterstützen Sie ihre Kollegen bei Veränderungen. Beziehen Sie sie in Ihre Überlegungen und Ihren Lösungsweg aktiv mit ein und Sie werden dabei überaus gute Ergebnisse erzielen, die auch von Ihren Feedbackgebern mitgetragen werden.

Einführung von Lean Administration


Lassen Sie uns gemeinsam eine Bedarfsanalyse durchführen und feststellen, an welchen Punkten der Fluss in Ihrer Organisation gestört ist. Gern unterstützen wir Sie bei der Lösung Ihrer Aufgabenstellungen, führe Lean Administration Projekte in Ihrer Verwaltung und/oder Produktion durch und helfe Ihnen mit Workshops beim Aufbau Ihrer eigenen Lean Administration Organisation. Rufen Sie uns einfach unter an, oder schreiben Sie uns eine zu Ihrem Lean Administration Projekt. Wir freuen uns auf Ihr Feedback, Ihre Fragen und Ihre Anregungen.

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